Em matéria de despedimento, o problema nem sempre está na falta de fundamento. Muitas vezes, está na falta de documentação.
Na prática, uma empresa pode estar convicta de que tem razões para despedir um trabalhador e, ainda assim, ver a decisão fragilizada porque não conseguiu documentar os factos, estruturar o procedimento ou explicar com clareza os fundamentos da medida. A documentação não é um mero requisito formal. É uma componente essencial da solidez jurídica de qualquer decisão de despedimento.
No despedimento disciplinar, essa realidade torna-se evidente logo na nota de culpa. Quando a acusação assenta em fórmulas vagas — quebra de confiança, desobediência, incumprimento reiterado — sem a necessária concretização dos comportamentos, datas, circunstâncias e impacto da conduta, a decisão fica fragilizada. Não basta afirmar que houve incumprimento. É preciso mostrar em que consistiu, em que circunstâncias ocorreu e por que razão assume gravidade suficiente.
Também não costuma resultar a tentativa de corrigir mais tarde o que ficou mal feito no início. Um despedimento mal instruído raramente se torna sólido só porque, já em fase de litígio, é melhor explicado.
No despedimento coletivo, a questão assume uma dimensão diferente. Não basta invocar motivos económicos, estruturais ou de reorganização. É igualmente necessário demonstrar de forma clara e coerente a ligação entre esses motivos e a escolha dos trabalhadores abrangidos pela medida. Quando os critérios de selecção não são claros, mudam ao longo do procedimento ou não são coerentes com os fundamentos apresentados, a decisão torna-se mais vulnerável.
No despedimento por extinção do posto de trabalho, a exigência mantém-se. Conta a demonstração dos pressupostos legais da medida, a identificação do posto afectado, a inexistência de outro posto compatível e o cumprimento das exigências procedimentais previstas na lei.
E, tal como sucede no despedimento coletivo, conta também a colocação atempada da compensação e dos créditos devidos à disposição do trabalhador.
Em qualquer destas situações, o problema de fundo é o mesmo: uma decisão sem base documental suficiente passa a assentar mais em percepções do que em factos organizados. E, isso, aumenta o risco para todas as partes envolvidas:
Por essa razão, a documentação relevante não começa quando surge a intenção de despedir. Começa antes: na definição de funções, no registo de instruções, na formalização de ocorrências, na coerência dos critérios internos e na conservação dos elementos que possam vir a ser necessários.
Em matéria de despedimento, a documentação não resolve tudo. Mas é frequentemente ela que determina se os argumentos resistem ao escrutínio de um tribunal.